пятница, 2 сентября 2011 г.

Правило №82 — или правило подписи в письмах

Сегодняшний мир очень современен. А завтра он будет современнее, чем сегодня. Поэтому и правило про письма — речь идет, конечно, об электронных письмах.
И пока электронная почта не умерла, а это обязательно произойдет, то необходимо разобраться, как правильно писать подписи в письмах.


Подпись ставится в конце письма. И, по-хорошему, должно быть несколько подписей на разные случаи жизни. К примеру, я использую на работе 3 подписи: для отправки писем внутри компании; для отправки писем во вне; и подпись на английском для иностранных компаний.

Основное правило — это минимизация подписи. В ней должно быть ровно столько информации, сколько необходимо адресату. Подумайте за адресата.

К примеру, моя подпись для почты во вне:

Антон Виноградов,
Занимаемая должность
Компания «Имя компании»
123456, Москва, ул. Ленина, д. 1
+7 (495) 123-45-67
example@mail.com
www.example.com

Честно говоря, мне подпись не очень нравится — слишком много информации. И она забивает все письмо и забирает много внимания читателя. Представьте, как будет выглядить письмо в котором будет только текст: — «Прошу подписать договор»?

Для отправки во вне данную подпись можно сократить. Вся информация о номере телефона и адресе компании есть на сайте компании. Достоточно просто приложить адрес сайта. Тем самым можно снизить шум в письме. Адрес почты можно посмотреть в информации, которую дает почтовый клиент.

Антон Виноградов,
Занимаемая должность
Компания «Имя компании»
www.example.com


Конечно, нужно смотреть, кому отправляете почту. И в зависимости от этого выбирать подпись.

К примеру, моя подпись для почты внутри компании:
Антон Виноградов

Это все. Сотрудники компании занют, кто я. Им не нужен сайт компании и ее адрес, они и так в курсе этой информации.

Если компания большая, в ней много отделов, то есть смысл добавить должность и отдел.

Итак, правило №82:
«Пишите подписи в письмах правильно и без лишнего шума»

И еще одно, пишите в подписе имя полностью, без всяких А. Виноградов. Догадаться о имени будет сложно.


Антон Виноградов